Cuentas por pagar
Mantiene en marcha la recepción de facturas, la validación, la conciliación, el enrutamiento de excepciones y la disponibilidad para el pago.
Facturas, Gasto y Pagos
Resuelve excepciones de facturas con la imagen completa.
Reúne órdenes de compra, recibos, confirmaciones de servicio y facturas en una sola vista para una resolución más rápida y segura.
Para quién es
Creado para las personas que toman la decisión.
La conciliación de facturas es para empresas que necesitan que las decisiones de conciliación de dos y tres vías sean comprensibles, estén asignadas y conectadas con los registros que las explican.
Equipos de cuentas por pagar identificando el estado de la conciliación, la evidencia faltante y el próximo responsable
Compradores y equipos de adquisiciones resolviendo dudas sobre OC, proveedores, precios, cantidades o condiciones
Receptores, responsables de servicios y equipos financieros confirmando qué se entregó, aceptó, registró o pagó
Perspectiva del comprador
Para equipos de cuentas por pagar, adquisiciones y operaciones que resuelven excepciones de facturación con muy poco contexto.
La pregunta de compra no es solo si esta capacidad funciona. Es si las personas adecuadas pueden usarla, gobernarla y llevar el contexto al siguiente paso.
Contexto de OC
Contexto de recepción
Propietarios de excepciones
Control de pagos
Por qué los equipos lo usan
Haz que el siguiente paso sea obvio.
Una capacidad enfocada debe eliminar la incertidumbre de las personas que realizan el trabajo, manteniendo intactas las reglas de negocio y la rendición de cuentas.
Conecta el contexto de concordancia bidireccional y tridireccional
Expón las excepciones claramente
Haz visibles la propiedad y los próximos pasos
Mantén el camino de pago responsable
VendrNovaPotenciado por IAIA
Control de facturas
Actualizado hace un momento · Todas las entidades
Facturas en flujo
624
+12.4%
Emparejadas
86%
Este periodo
Excepciones
42
Asignadas
Vencimiento próximo
$310K
Próximos 14 días
Conciliación de tres vías86% emparejadas
Orden de compra
PO-321654
Recibo
GR-8942
Factura
INV-321654
Bandeja de excepciones42 asignadas
INV-321654
$18,400EmparejadasINV-321655
$7,820RevisarINV-321656
$45,000Falta recepción (GR)Señal de controlHay 42 excepciones de factura asignadas a responsables.
Flujo de trabajo antes y después de VendrNova
Pasar del trabajo fragmentado a una decisión conectada.
El valor de un módulo es más claro cuando los compradores pueden ver cómo cambia el trabajo antes, durante y después de la entrega.
Antes de VendrNova
Una discrepancia se convierte en una búsqueda del tesoro.
La factura está bloqueada, pero las personas que pueden explicar la diferencia no son obvias y los registros están separados.
01
La conciliación carece de contexto
Cuentas por Pagar observa una variación sin una visión clara de la orden, la recepción, la entrada de servicio, los términos o el responsable.
02
La resolución se realiza de forma manual
El departamento de compras, el solicitante, el proveedor y el receptor intercambian mensajes para comprender la diferencia.
03
El riesgo de pago aumenta
La factura permanece abierta, el proveedor no tiene información sobre el estado y finanzas no puede pronosticar el resultado con confianza.
Con VendrNova
La excepción muestra lo que debe suceder a continuación.
La orden de compra, la recepción, la factura, la evidencia, el responsable y la decisión se reúnen para que el equipo pueda resolver o aprobar con confianza.
01
Comparar los registros
Mostrar la orden relevante, la recepción o entrada de servicio, la factura, los términos y el resultado de la coincidencia en una sola revisión.
02
Asignar la diferencia
Hacer visibles el motivo de la excepción, el responsable, la solicitud de evidencia y la acción pendiente.
03
Cerrar el ciclo
Registrar la resolución y llevar el resultado al registro contable, el pago, el estado del proveedor y el historial de auditoría.
Roles involucrados
La adquisición es un trabajo compartido. Haga explícita la propiedad.
La adopción empresarial mejora cuando cada parte interesada puede ver la parte del flujo de trabajo que posee y el contexto que necesita del rol anterior.
Área de compras y comprador
Responsable del contexto de compra, relación con el proveedor, precisión de los pedidos y resolución comercial.
Solicitante y receptor
Confirma lo que se solicitó, entregó, aceptó o disputó para que el registro pueda resolverse.
Propietario de finanzas y ERP
Mantiene las responsabilidades de autoridad financiera, contabilización, pago, datos maestros y conciliación.
Integración, ERP, gobernanza y seguridad
El ajuste empresarial vive en las transferencias.
Una página comercial debe ayudar al grupo de compras a comprender qué se conecta, qué sigue siendo autoritativo y qué controles deben revisarse antes del lanzamiento.
Mantener la ruta de pago vinculada a los registros de origen.
La conciliación depende del intercambio limpio de los datos de orden de compra, línea, recepción, entrada de servicio, factura, proveedor, cantidad, precio, impuesto, moneda y cuenta con el proceso de ERP y finanzas.
- Datos de proveedor, código de empresa, impuesto, moneda, cuenta, proyecto y centro de costos
- Órdenes de compra, recibos de mercancías, entradas de servicio, facturas, aprobaciones y excepciones
- Resultados de conciliación, contabilización, pago, presupuesto y estado devueltos al sistema de registro
Hacer visible el control financiero en la excepción.
Los controles de coincidencia deben conservar la regla aplicada, la tolerancia o excepción, la evidencia, el revisor, la aprobación y la decisión final. Separe la confirmación operativa de la aprobación financiera y proteja los datos de facturas y proveedores.
- Separación de roles entre solicitante, receptor, comprador, aprobador, cuentas por pagar (AP) y autoridad de pago.
- Resultados de coincidencia rastreables, motivo de la excepción, propietario, decisión e historial de aprobación.
- Revisión de seguridad y privacidad para la información de facturas, impuestos, banca, proveedores y empleados.
Enfoque de implementación
Realiza el primer lanzamiento útil y mantenible.
Comience con los tipos de excepciones que generan el mayor volumen o retraso en los pagos. Mapee los registros y propietarios involucrados, pruebe escenarios de coincidencia bidireccional, tridireccional y de servicios, y mida la calidad de la resolución en lugar de solo la tasa de coincidencia.
Principio de implementación
Comience donde las excepciones consumen más tiempo.
Define el alcance del flujo de trabajo en torno a la decisión, los datos, los propietarios y las transferencias que deben funcionar después del lanzamiento, no solo las pantallas que deben configurarse.
01
Establezca la ruta base.
Mapee los estados de captura, validación, recepción, entrada de servicios, coincidencia, aprobación, contabilización y pago.
02
Defina las excepciones.
Acuerde los códigos de motivos, la propiedad, la evidencia, la escalabilidad y la devolución al departamento de compras o al solicitante.
03
Pruebe el registro
Pruebe escenarios representativos bidireccionales, tridireccionales y basados en servicios con finanzas y operaciones.
04
Amplíe la cadena de suministro ascendente
Utilice el aprendizaje por excepciones para mejorar las requisiciones, los pedidos, los recibos, los proveedores y los controles presupuestarios.
Testimonios de clientes
El cambio operativo es más fácil de aceptar cuando los clientes pueden nombrarlo.
Usa la voz del cliente a continuación como punto de partida, y luego prueba el mismo flujo de trabajo frente a tus propios sistemas, roles, controles y prioridades.
Voz del cliente
“El panel MIS de VendrNova nos otorga control y capacidad. Automatizamos el 80% de las órdenes de compra y el 95% de las recepciones de mercancía, redujimos los tiempos de aprobación de días a horas y obtuvimos visibilidad en tiempo real en toda nuestra red de proveedores.”
Abhay Kulkarni
AVP PSM · TKIL Industries Pvt Ltd. (formerly thyssenkrupp Industries India Pvt Ltd.)
Preguntas frecuentes relevantes
Responde las preguntas que dan forma a la decisión de compra.
Las respuestas claras ayudan a los interesados de compras, finanzas, TI, seguridad y del negocio a entrar en la misma conversación.
¿Qué es la concordancia de facturas bidireccional y tridireccional?
La concordancia bidireccional compara una factura con la orden de compra. La concordancia tridireccional añade la recepción o la confirmación del servicio para que finanzas pueda verificar qué se solicitó, recibió y facturó antes del pago.
¿Cómo funciona la concordancia de facturas con un ERP?
El flujo de trabajo de concordancia puede reunir el contexto de la orden de compra, el recibo, la entrada de servicio, la factura, el proveedor y las excepciones en una sola revisión, utilizando el ERP y el proceso financiero para los registros autorizados de transacciones y contabilización.
¿Qué causa las excepciones en la concordancia de facturas?
Las causas comunes incluyen órdenes de compra faltantes o modificadas, diferencias de cantidad o precio, recibos incompletos, vacíos en la confirmación de servicios, problemas de impuestos o moneda, y facturas que no hacen referencia a la transacción esperada.
¿Quién debe resolver una excepción de coincidencia?
El responsable depende del motivo: los propietarios de recepción o servicio pueden confirmar la entrega, compras puede resolver las diferencias comerciales, los proveedores pueden corregir los documentos y finanzas puede aprobar o rechazar el resultado contable.
Siguiente paso para la coincidencia de facturas
Haz que la excepción se explique por sí misma.
Traiga una ruta de discrepancia de factura a VendrNova y conecte la orden de compra, el recibo, la factura, la evidencia, el responsable y la decisión final que debería hacerla avanzar.