Cuentas por pagar
Mantiene en marcha la recepción de facturas, la validación, la conciliación, el enrutamiento de excepciones y la disponibilidad para el pago.
Facturas, Gasto y Pagos
Conecta lo que se solicitó con lo que se recibió.
Brinda a operaciones, compras y finanzas un registro más claro de la recepción de mercancías y la confirmación de servicios.
Para quién es
Creado para las personas que toman la decisión.
GRN y Entrada de Servicios es para empresas donde la recepción de mercancías, la aceptación de servicios y la aprobación de facturas dependen de personas que no comparten el mismo sistema o vista de estado.
Operaciones y receptores que confirman mercancías, cantidad, condición y tiempo
Propietarios de servicios que confirman el trabajo realizado, hitos, calidad y aceptación
Equipos de compras y finanzas que utilizan la evidencia de recepción para controlar facturas, compromisos y pagos
Perspectiva del comprador
Para equipos de operaciones, compras y finanzas que necesitan confirmación de recepción y servicio para contar.
La pregunta de compra no es solo si esta capacidad funciona. Es si las personas adecuadas pueden usarla, gobernarla y llevar el contexto al siguiente paso.
Recepción de mercancías
Confirmación de servicio
Contexto de excepción
Estado compartido
Por qué los equipos lo usan
Haz que el siguiente paso sea obvio.
Una capacidad enfocada debe eliminar la incertidumbre de las personas que realizan el trabajo, manteniendo intactas las reglas de negocio y la rendición de cuentas.
Captura el contexto de recepción y servicio
Mantén las excepciones visibles
Apoya decisiones de facturación precisas
Mejora el estado entre equipos y proveedores
VendrNovaPotenciado por IAIA
Control de facturas
Actualizado hace un momento · Todas las entidades
Facturas en flujo
624
+12.4%
Emparejadas
86%
Este periodo
Excepciones
42
Asignadas
Vencimiento próximo
$310K
Próximos 14 días
Conciliación de tres vías86% emparejadas
Orden de compra
PO-321654
Recibo
GR-8942
Factura
INV-321654
Bandeja de excepciones42 asignadas
INV-321654
$18,400EmparejadasINV-321655
$7,820RevisarINV-321656
$45,000Falta recepción (GR)Señal de controlHay 42 excepciones de factura asignadas a responsables.
Flujo de trabajo antes y después de VendrNova
Pasar del trabajo fragmentado a una decisión conectada.
El valor de un módulo es más claro cuando los compradores pueden ver cómo cambia el trabajo antes, durante y después de la entrega.
Antes de VendrNova
La factura espera una confirmación que nadie puede encontrar.
La organización ha pedido o recibido trabajo, pero la evidencia necesaria para el pago está retrasada o desconectada.
01
La recepción ocurre localmente
Los bienes y servicios se aceptan a través de papel, correo electrónico, una herramienta local o una conversación operativa.
02
El estado no llega a AP
Finanzas no puede determinar si la ausencia es un problema real de entrega o una actualización faltante del sistema.
03
El proveedor y el comprador hacen seguimiento
Los equipos persiguen la confirmación mientras la factura, el compromiso y la expectativa de pago permanecen abiertos.
Con VendrNova
La recepción y la aceptación del servicio se convierten en parte de la ruta de pago.
La organización puede ver lo que se ordenó, lo que se recibió o aceptó, lo que falta y quién debe actuar.
01
Capturar la evidencia
Registrar la recepción de bienes o la entrada de servicios con el pedido, la línea, el propietario, la fecha, la cantidad y el contexto de apoyo.
02
Enrutar la confirmación
Dar al receptor o propietario del servicio una acción clara y hacer visible la evidencia faltante o en disputa.
03
Apoyar la conciliación
Llevar la confirmación a la conciliación de facturas, resolución de excepciones, contabilización y preparación para el pago.
Roles involucrados
La adquisición es un trabajo compartido. Haga explícita la propiedad.
La adopción empresarial mejora cuando cada parte interesada puede ver la parte del flujo de trabajo que posee y el contexto que necesita del rol anterior.
Área de compras y comprador
Responsable del contexto de compra, relación con el proveedor, precisión de los pedidos y resolución comercial.
Solicitante y receptor
Confirma lo que se solicitó, entregó, aceptó o disputó para que el registro pueda resolverse.
Propietario de finanzas y ERP
Mantiene las responsabilidades de autoridad financiera, contabilización, pago, datos maestros y conciliación.
Integración, ERP, gobernanza y seguridad
El ajuste empresarial vive en las transferencias.
Una página comercial debe ayudar al grupo de compras a comprender qué se conecta, qué sigue siendo autoritativo y qué controles deben revisarse antes del lanzamiento.
Mantener la ruta de pago vinculada a los registros de origen.
La nota de recepción de mercancía (GRN) y la entrada de servicio deben alinear las líneas de orden de compra, la entrega, el contexto de almacén o proyecto, los hitos de servicio, las cantidades, la aceptación, la factura y la asignación de cuentas con el proceso de ERP y finanzas.
- Datos de proveedor, código de empresa, impuesto, moneda, cuenta, proyecto y centro de costos
- Órdenes de compra, recibos de mercancías, entradas de servicio, facturas, aprobaciones y excepciones
- Resultados de conciliación, contabilización, pago, presupuesto y estado devueltos al sistema de registro
Hacer visible el control financiero en la excepción.
Los controles de recepción y servicio deben separar la autoridad de pedido, recepción, aceptación de servicio, aprobación de factura y pago. Conservar evidencia, fechas, usuarios, cambios, disputas y decisiones de excepción.
- Separación de roles entre solicitante, receptor, comprador, aprobador, cuentas por pagar (AP) y autoridad de pago.
- Resultados de coincidencia rastreables, motivo de la excepción, propietario, decisión e historial de aprobación.
- Revisión de seguridad y privacidad para la información de facturas, impuestos, banca, proveedores y empleados.
Enfoque de implementación
Realiza el primer lanzamiento útil y mantenible.
Comience con una categoría de material o servicio donde la falta de confirmación cree excepciones frecuentes en la facturación. Mapee el propietario operativo, la evidencia, la actualización del ERP, la ruta de excepción y la comunicación con el proveedor antes de expandir.
Principio de implementación
Comience donde las excepciones consumen más tiempo.
Define el alcance del flujo de trabajo en torno a la decisión, los datos, los propietarios y las transferencias que deben funcionar después del lanzamiento, no solo las pantallas que deben configurarse.
01
Establezca la ruta base.
Mapee los estados de captura, validación, recepción, entrada de servicios, coincidencia, aprobación, contabilización y pago.
02
Defina las excepciones.
Acuerde los códigos de motivos, la propiedad, la evidencia, la escalabilidad y la devolución al departamento de compras o al solicitante.
03
Pruebe el registro
Pruebe escenarios representativos bidireccionales, tridireccionales y basados en servicios con finanzas y operaciones.
04
Amplíe la cadena de suministro ascendente
Utilice el aprendizaje por excepciones para mejorar las requisiciones, los pedidos, los recibos, los proveedores y los controles presupuestarios.
Testimonios de clientes
El cambio operativo es más fácil de aceptar cuando los clientes pueden nombrarlo.
Usa la voz del cliente a continuación como punto de partida, y luego prueba el mismo flujo de trabajo frente a tus propios sistemas, roles, controles y prioridades.
Voz del cliente
“El panel MIS de VendrNova nos otorga control y capacidad. Automatizamos el 80% de las órdenes de compra y el 95% de las recepciones de mercancía, redujimos los tiempos de aprobación de días a horas y obtuvimos visibilidad en tiempo real en toda nuestra red de proveedores.”
Abhay Kulkarni
AVP PSM · TKIL Industries Pvt Ltd. (formerly thyssenkrupp Industries India Pvt Ltd.)
Preguntas frecuentes relevantes
Responde las preguntas que dan forma a la decisión de compra.
Las respuestas claras ayudan a los interesados de compras, finanzas, TI, seguridad y del negocio a entrar en la misma conversación.
¿Cuáles son los flujos de trabajo de GRN y entrada de servicio?
Una nota de recepción de mercancía (GRN) registra lo que se entregó, mientras que una entrada de servicio registra que se realizó y aceptó un servicio o hito. Ambos proporcionan evidencia para las decisiones de pago y facturación.
¿Cómo se conectan la GRN y la entrada de servicio con el ERP?
El flujo de trabajo puede hacer que la confirmación operativa sea más clara y pasar el resultado aceptado a los registros de compras y finanzas de ERP. La responsabilidad exacta de la publicación y aprobación depende del entorno.
¿Quién debe crear un recibo de mercancía o una entrada de servicio?
El receptor responsable o el propietario del servicio debe confirmar lo que se entregó o realizó, y las compras y finanzas definen la evidencia requerida, el momento y los límites de aprobación.
¿Cómo mejoran los flujos de trabajo de recepción la conciliación de facturas?
Proporcionan a la conciliación una vista confiable de lo que se ordenó, recibió o aceptó, lo que ayuda a distinguir una verdadera excepción comercial de la falta de evidencia operativa.
Siguiente paso para GRN y entrada de servicio
Conecte la evidencia de entrega a la decisión de pago.
Lleve una brecha de recibo o confirmación de servicio a VendrNova y mapee la acción operativa, la actualización de ERP, la ruta de excepción y la transferencia de facturas.