Cuentas por pagar
Mantiene en marcha la recepción de facturas, la validación, la conciliación, el enrutamiento de excepciones y la disponibilidad para el pago.
Facturas, Gasto y Pagos
Mueve las facturas a través de un camino más claro hacia el pago.
Conecta la presentación de facturas, la validación, las excepciones, las aprobaciones y la visibilidad financiera en un flujo operativo.
Para quién es
Creado para las personas que toman la decisión.
La facturación electrónica es para empresas que gestionan un alto volumen de documentos, múltiples entidades, consultas de proveedores, dependencias de aprobación y expectativas de pago en un entorno financiero complejo.
Equipos de cuentas por pagar que estandarizan la recepción, validación, enrutamiento y estado
Adquisiciones y compradores que resuelven el contexto de compra, proveedor, recepción o contrato
Líderes de finanzas que mejoran la preparación de pagos, la visibilidad de excepciones y el control sin perder la autoridad del ERP
Perspectiva del comprador
Para equipos de AP y adquisiciones que desean que las facturas entren en un camino controlado, no en una bandeja de entrada compartida.
La pregunta de compra no es solo si esta capacidad funciona. Es si las personas adecuadas pueden usarla, gobernarla y llevar el contexto al siguiente paso.
Captura de facturas
Dirección de excepciones
Visibilidad de aprobación
Preparación para el pago
Por qué los equipos lo usan
Haz que el siguiente paso sea obvio.
Una capacidad enfocada debe eliminar la incertidumbre de las personas que realizan el trabajo, manteniendo intactas las reglas de negocio y la rendición de cuentas.
Crea una experiencia de facturación consistente
Dirige las excepciones con contexto
Conecta el estado de la factura con las órdenes de compra
Mejora la visibilidad para finanzas y adquisiciones
VendrNovaPotenciado por IAIA
Control de facturas
Actualizado hace un momento · Todas las entidades
Facturas en flujo
624
+12.4%
Emparejadas
86%
Este periodo
Excepciones
42
Asignadas
Vencimiento próximo
$310K
Próximos 14 días
Conciliación de tres vías86% emparejadas
Orden de compra
PO-321654
Recibo
GR-8942
Factura
INV-321654
Bandeja de excepciones42 asignadas
INV-321654
$18,400EmparejadasINV-321655
$7,820RevisarINV-321656
$45,000Falta recepción (GR)Señal de controlHay 42 excepciones de factura asignadas a responsables.
Flujo de trabajo antes y después de VendrNova
Pasar del trabajo fragmentado a una decisión conectada.
El valor de un módulo es más claro cuando los compradores pueden ver cómo cambia el trabajo antes, durante y después de la entrega.
Antes de VendrNova
Las facturas llegan antes que el contexto.
AP recibe un documento y luego dedica tiempo a encontrar la compra, el receptor, el propietario y la razón por la que puede o no avanzar.
01
La recepción es inconsistente
Las facturas llegan a través de múltiples canales y requieren clasificación manual, validación y entrada de datos.
02
Las excepciones se mueven por correo electrónico
Se busca el contexto de falta de PO, recepción, impuestos o aprobación a través de adquisiciones, proveedores y equipos de negocios.
03
El estado es difícil de explicar
Finanzas y proveedores preguntan dónde está una factura porque la propiedad y la siguiente acción no son visibles.
Con VendrNova
El movimiento de la factura es visible desde la captura hasta el pago.
El documento entra en un camino estructurado donde el estado, el contexto, la excepción, el propietario y el traspaso a finanzas son más fáciles de seguir.
01
Capturar y validar
Traer los datos de la factura a un flujo consistente con el contexto del proveedor, la entidad, los impuestos y las transacciones.
02
Dirigir la decisión
Enviar aprobaciones y excepciones al propietario correcto con la evidencia necesaria para resolverlas.
03
Mantener el pago listo
Conectar el estado de aprobación, conciliación, contabilización y pago con el proceso financiero autoritativo.
Roles involucrados
La adquisición es un trabajo compartido. Haga explícita la propiedad.
La adopción empresarial mejora cuando cada parte interesada puede ver la parte del flujo de trabajo que posee y el contexto que necesita del rol anterior.
Área de compras y comprador
Responsable del contexto de compra, relación con el proveedor, precisión de los pedidos y resolución comercial.
Solicitante y receptor
Confirma lo que se solicitó, entregó, aceptó o disputó para que el registro pueda resolverse.
Propietario de finanzas y ERP
Mantiene las responsabilidades de autoridad financiera, contabilización, pago, datos maestros y conciliación.
Integración, ERP, gobernanza y seguridad
El ajuste empresarial vive en las transferencias.
Una página comercial debe ayudar al grupo de compras a comprender qué se conecta, qué sigue siendo autoritativo y qué controles deben revisarse antes del lanzamiento.
Mantener la ruta de pago vinculada a los registros de origen.
La facturación electrónica debe conectar la información del proveedor, la entidad, los impuestos, la moneda, la orden de compra, el recibo, la entrada de servicio, la asignación de cuentas, la aprobación, la contabilización y el pago con el ERP y el sistema financiero.
- Datos de proveedor, código de empresa, impuesto, moneda, cuenta, proyecto y centro de costos
- Órdenes de compra, recibos de mercancías, entradas de servicio, facturas, aprobaciones y excepciones
- Resultados de conciliación, contabilización, pago, presupuesto y estado devueltos al sistema de registro
Hacer visible el control financiero en la excepción.
Los controles de facturación deben separar la autoridad de captura, revisión, aprobación, contabilización y pago. Proteja los datos fiscales, bancarios, de proveedores y de empleados, preservando al mismo tiempo los resultados de la conciliación, las excepciones, las decisiones y el historial de auditoría.
- Separación de roles entre solicitante, receptor, comprador, aprobador, cuentas por pagar (AP) y autoridad de pago.
- Resultados de coincidencia rastreables, motivo de la excepción, propietario, decisión e historial de aprobación.
- Revisión de seguridad y privacidad para la información de facturas, impuestos, banca, proveedores y empleados.
Enfoque de implementación
Realiza el primer lanzamiento útil y mantenible.
Comience con un canal de documentos, entidad o tipo de excepción que genere la mayor cantidad de trabajo manual. Mapee la captura hasta el pago, defina la propiedad y los límites del ERP, luego realice una prueba piloto con proveedores representativos y escenarios de facturación.
Principio de implementación
Comience donde las excepciones consumen más tiempo.
Define el alcance del flujo de trabajo en torno a la decisión, los datos, los propietarios y las transferencias que deben funcionar después del lanzamiento, no solo las pantallas que deben configurarse.
01
Establezca la ruta base.
Mapee los estados de captura, validación, recepción, entrada de servicios, coincidencia, aprobación, contabilización y pago.
02
Defina las excepciones.
Acuerde los códigos de motivos, la propiedad, la evidencia, la escalabilidad y la devolución al departamento de compras o al solicitante.
03
Pruebe el registro
Pruebe escenarios representativos bidireccionales, tridireccionales y basados en servicios con finanzas y operaciones.
04
Amplíe la cadena de suministro ascendente
Utilice el aprendizaje por excepciones para mejorar las requisiciones, los pedidos, los recibos, los proveedores y los controles presupuestarios.
Testimonios de clientes
El cambio operativo es más fácil de aceptar cuando los clientes pueden nombrarlo.
Usa la voz del cliente a continuación como punto de partida, y luego prueba el mismo flujo de trabajo frente a tus propios sistemas, roles, controles y prioridades.
Voz del cliente
“El panel MIS de VendrNova nos otorga control y capacidad. Automatizamos el 80% de las órdenes de compra y el 95% de las recepciones de mercancía, redujimos los tiempos de aprobación de días a horas y obtuvimos visibilidad en tiempo real en toda nuestra red de proveedores.”
Abhay Kulkarni
AVP PSM · TKIL Industries Pvt Ltd. (formerly thyssenkrupp Industries India Pvt Ltd.)
Preguntas frecuentes relevantes
Responde las preguntas que dan forma a la decisión de compra.
Las respuestas claras ayudan a los interesados de compras, finanzas, TI, seguridad y del negocio a entrar en la misma conversación.
¿Qué es el software de facturación electrónica?
El software de facturación electrónica proporciona a las facturas empresariales una ruta estructurada para la presentación, validación, enrutamiento, conciliación, aprobación, gestión de excepciones, contabilización y visibilidad de pagos.
¿Cómo se conecta la facturación electrónica a un ERP?
El flujo de trabajo puede mejorar la recepción, el contexto, el enrutamiento y la visibilidad de las excepciones, mientras que el ERP sigue siendo la autoridad para los registros de contabilización financiera y de pagos. El flujo exacto depende de la arquitectura financiera.
¿Cómo puede la facturación electrónica reducir el seguimiento de cuentas por pagar?
La finalización de la admisión, la validación clara, el contexto conectado de PO y recibo, la propiedad visible de las excepciones y el estado del proveedor reducen la necesidad de buscar en correos electrónicos y hojas de cálculo.
¿Qué se debe incluir en una implementación de facturación electrónica?
Incluir canales de facturación, alcance de proveedores y entidades, reglas fiscales y de validación, concordancia, aprobaciones, excepciones, seguridad de datos, integración ERP, estado de pago y propiedad operativa.
Próximo paso para la facturación electrónica
Dale a cada factura una ruta visible hacia la resolución.
Proporcione a VendrNova los canales de facturación y los tipos de excepción que generan más trabajo y diseñe un camino que mantenga alineados a AP, adquisiciones, proveedores y finanzas.