Solicitante y responsable de la empresa
Explica la necesidad, el resultado, el calendario y el contexto empresarial antes de elegir una vía de compra.
Admisión y Compras
Avance las requisiciones con el contexto adecuado.
Conecte la necesidad comercial, el presupuesto, la política y la aprobación en una única ruta de requisición que sea fácil de seguir.
Para quién es
Creado para las personas que toman la decisión.
La gestión de solicitudes de compra es para empresas donde las aprobaciones se ralentizan porque la solicitud, el presupuesto, la política y la justificación comercial se distribuyen en sistemas o conversaciones.
Solicitantes que necesitan enviar información completa sin conocer todos los requisitos de control
Aprobadores que necesitan contexto de presupuesto, proveedor, categoría, tiempo y riesgo en una sola revisión
Equipos de adquisiciones y finanzas que necesitan un puente rastreable desde la demanda hasta el compromiso
Perspectiva del comprador
Para equipos de finanzas, adquisiciones y negocios que necesitan que una solicitud se explique por sí misma.
La pregunta de compra no es solo si esta capacidad funciona. Es si las personas adecuadas pueden usarla, gobernarla y llevar el contexto al siguiente paso.
Completar el detalle de la solicitud
Contexto presupuestario
Propiedad clara de la aprobación
Historial de decisiones
Por qué los equipos lo usan
Haz que el siguiente paso sea obvio.
Una capacidad enfocada debe eliminar la incertidumbre de las personas que realizan el trabajo, manteniendo intactas las reglas de negocio y la rendición de cuentas.
Estandarizar el detalle de solicitud y aprobación
Aplicar la política antes del compromiso
Proporcione a los aprobadores la información que necesitan
Rastrear decisiones en toda la organización
VendrNovaPotenciado por IAIA
Control de facturas
Actualizado hace un momento · Todas las entidades
Facturas en flujo
624
+12.4%
Emparejadas
86%
Este periodo
Excepciones
42
Asignadas
Vencimiento próximo
$310K
Próximos 14 días
Conciliación de tres vías86% emparejadas
Orden de compra
PO-321654
Recibo
GR-8942
Factura
INV-321654
Bandeja de excepciones42 asignadas
INV-321654
$18,400EmparejadasINV-321655
$7,820RevisarINV-321656
$45,000Falta recepción (GR)Señal de controlHay 42 excepciones de factura asignadas a responsables.
Flujo de trabajo antes y después de VendrNova
Pasar del trabajo fragmentado a una decisión conectada.
El valor de un módulo es más claro cuando los compradores pueden ver cómo cambia el trabajo antes, durante y después de la entrega.
Antes de VendrNova
La aprobación es una búsqueda de contexto faltante.
Puede existir una solicitud, pero el registro de la decisión se distribuye en comentarios, archivos adjuntos y seguimientos.
01
La solicitud está incompleta
Los aprobadores reciben una descripción o un monto sin el contexto necesario para comprender la necesidad comercial.
02
Los bucles de revisión
Las preguntas sobre presupuesto, categoría, proveedor o política se transmiten por correo electrónico y retrasan la decisión.
03
El registro pierde el porqué
La orden de compra o la factura contiene la transacción, pero no siempre el razonamiento detrás de ella.
Con VendrNova
La requisición se convierte en un registro de decisiones.
La solicitud contiene el detalle necesario para dirigir, aprobar, crear el compromiso y explicar la decisión más tarde.
01
Completar la solicitud
Recopilar el propósito comercial, los artículos o servicios, el proveedor, el momento, el presupuesto y la evidencia de respaldo.
02
Revisar con contexto
Dirigir a los aprobadores correctos teniendo en cuenta la política, la entidad, el umbral y el contexto financiero.
03
Entregar limpiamente
Crear o actualizar el registro de compra posterior sin forzar una segunda explicación.
Roles involucrados
La adquisición es un trabajo compartido. Haga explícita la propiedad.
La adopción empresarial mejora cuando cada parte interesada puede ver la parte del flujo de trabajo que posee y el contexto que necesita del rol anterior.
Compras
Triar la demanda, establecer la ruta correcta y mantener conectado el contexto de la categoría y del proveedor.
Aprobador y finanzas
Revisa la política, el presupuesto, la entidad y el riesgo con suficiente detalle para tomar una decisión oportuna.
Propietario de TI y ERP
Mantiene la identidad, los datos maestros, las responsabilidades de integración y el límite del sistema de registro.
Integración, ERP, gobernanza y seguridad
El ajuste empresarial vive en las transferencias.
Una página comercial debe ayudar al grupo de compras a comprender qué se conecta, qué sigue siendo autoritativo y qué controles deben revisarse antes del lanzamiento.
Conectar la puerta de entrada con la ejecución.
El diseño de la requisición debe alinear los datos de la solicitud con la asignación de cuentas del ERP, el centro de costos, el proyecto, el presupuesto, el proveedor, el material o servicio, los impuestos y los datos de aprobación. Preservar el límite entre una rica experiencia de solicitud y la transacción financiera autorizada.
- Datos maestros del ERP, entidades, centros de costo, proyectos y presupuestos
- Identidad, roles, delegación, umbrales de aprobación y atributos de política
- Requisición, orden de compra, recepción, factura y transferencias de estado
Hacer que el camino fácil sea el camino responsable.
Los controles de requisición deben aclarar la autoridad de aprobación, la propiedad del presupuesto, la delegación, las excepciones y el historial. Revise los requisitos de acceso y auditoría para los archivos adjuntos, la información del proveedor y el contexto comercial sensible.
- Permisos de rol y departamento con una clara separación de funciones
- Política, umbral, excepción e historial de aprobaciones adjuntos a la solicitud
- Una revisión de seguridad que cubra el acceso, el manejo de datos, el registro de auditoría y la información de proveedores o empleados
Enfoque de implementación
Realiza el primer lanzamiento útil y mantenible.
Elija una familia de requisiciones con fricción recurrente en la aprobación. Acuerde la solicitud completa mínima, envíela a los aprobadores reales, valide la transferencia al ERP y utilice patrones de excepción para refinar el formulario.
Principio de implementación
Comience con las rutas de solicitud que la gente realmente usa.
Define el alcance del flujo de trabajo en torno a la decisión, los datos, los propietarios y las transferencias que deben funcionar después del lanzamiento, no solo las pantallas que deben configurarse.
01
Mapear la demanda
Identifique los tipos de solicitudes, los propietarios, los puntos de decisión y el trabajo fuera del canal que se debe reemplazar.
02
Diseñar la ruta
Traduzca la política, la categoría, la entidad, el umbral y el riesgo en una ruta guiada.
03
Probar el flujo
Pruebe con solicitantes y aprobadores representativos, luego ajuste los formularios, las reglas y las transferencias.
04
Ampliar con evidencia
Agregue rutas de compra adyacentes una vez que la adopción, la propiedad y el estado posterior sean claros.
Testimonios de clientes
El cambio operativo es más fácil de aceptar cuando los clientes pueden nombrarlo.
Usa la voz del cliente a continuación como punto de partida, y luego prueba el mismo flujo de trabajo frente a tus propios sistemas, roles, controles y prioridades.
Voz del cliente
“El panel MIS de VendrNova nos otorga control y capacidad. Automatizamos el 80% de las órdenes de compra y el 95% de las recepciones de mercancía, redujimos los tiempos de aprobación de días a horas y obtuvimos visibilidad en tiempo real en toda nuestra red de proveedores.”
Abhay Kulkarni
AVP PSM · TKIL Industries Pvt Ltd. (formerly thyssenkrupp Industries India Pvt Ltd.)
Preguntas frecuentes relevantes
Responde las preguntas que dan forma a la decisión de compra.
Las respuestas claras ayudan a los interesados de compras, finanzas, TI, seguridad y del negocio a entrar en la misma conversación.
¿Qué es la gestión de requisiciones de compra?
La gestión de requisiciones de compra organiza la solicitud, revisión, aprobación y transferencia que ocurren antes de que se cree una orden de compra u otro compromiso.
¿Qué información debe incluir una requisición?
El detalle correcto depende de la categoría, pero generalmente incluye el propósito comercial, el artículo o servicio, la cantidad, el momento, el proveedor o la fuente, la entidad, la asignación de presupuesto o cuenta, y el contexto de apoyo para el aprobador.
¿Puede la gestión de requisiciones funcionar con un ERP?
Sí. El flujo de trabajo de adquisiciones puede recopilar y dirigir el contexto mientras que el ERP sigue siendo la autoridad para los registros financieros y transaccionales. La transferencia debe diseñarse en torno a los datos que posee cada sistema.
¿Cómo reducen las empresas el tiempo de aprobación de las solicitudes?
Comience por mejorar la integridad en el momento de la presentación, dirigiéndola al aprobador correcto, mostrando el contexto presupuestario y de políticas, y haciendo visibles las excepciones y la propiedad en lugar de depender del seguimiento.
Próximo paso para la gestión de solicitudes de compra
Convierta la solicitud en una decisión segura.
Lleve un camino de aprobación con demasiados bucles a VendrNova y vea cómo la solicitud, el presupuesto, la política y el compromiso posterior pueden permanecer conectados.