Solicitante y responsable de la empresa
Explica la necesidad, el resultado, el calendario y el contexto empresarial antes de elegir una vía de compra.
Admisión y Compras
Haz que cada orden de compra sea visible y responsable.
Mantén conectados el estado de la orden, la propiedad, los compromisos de los proveedores y las excepciones a lo largo del ciclo de vida de compra.
Para quién es
Creado para las personas que toman la decisión.
La gestión de órdenes de compra es para adquisiciones, finanzas, operaciones y proveedores que pierden tiempo rastreando cambios, compromisos, entregas y disponibilidad de facturación en todos los canales.
Equipos de adquisiciones que gestionan la creación de pedidos, cambios, seguimiento de proveedores y estado en todas las entidades
Operaciones y solicitantes que necesitan saber qué está comprometido, pendiente, recibido o bloqueado
Equipos de finanzas y Cuentas por Pagar que vinculan pedidos con recibos, facturas, presupuestos y decisiones de pago
Perspectiva del comprador
Para empresas que necesitan que cada orden de compra sea visible después de su aprobación.
La pregunta de compra no es solo si esta capacidad funciona. Es si las personas adecuadas pueden usarla, gobernarla y llevar el contexto al siguiente paso.
Estado del pedido
Compromisos del proveedor
Visibilidad de cambios
Una vista de estado única
Por qué los equipos lo usan
Haz que el siguiente paso sea obvio.
Una capacidad enfocada debe eliminar la incertidumbre de las personas que realizan el trabajo, manteniendo intactas las reglas de negocio y la rendición de cuentas.
Rastrea pedidos en diferentes entidades y proveedores
Mantén los cambios y las aprobaciones visibles
Conecta los pedidos con los recibos y las facturas
Brinda a finanzas y adquisiciones una vista de estado única
VendrNovaPotenciado por IAIA
Control de facturas
Actualizado hace un momento · Todas las entidades
Facturas en flujo
624
+12.4%
Emparejadas
86%
Este periodo
Excepciones
42
Asignadas
Vencimiento próximo
$310K
Próximos 14 días
Conciliación de tres vías86% emparejadas
Orden de compra
PO-321654
Recibo
GR-8942
Factura
INV-321654
Bandeja de excepciones42 asignadas
INV-321654
$18,400EmparejadasINV-321655
$7,820RevisarINV-321656
$45,000Falta recepción (GR)Señal de controlHay 42 excepciones de factura asignadas a responsables.
Flujo de trabajo antes y después de VendrNova
Pasar del trabajo fragmentado a una decisión conectada.
El valor de un módulo es más claro cuando los compradores pueden ver cómo cambia el trabajo antes, durante y después de la entrega.
Antes de VendrNova
El pedido existe, pero el estado no se propaga.
Una vez emitido un pedido, la organización a menudo depende del seguimiento manual para entender qué cambió y qué sigue.
01
Los compromisos se encuentran en vistas separadas
Compras, el solicitante, el proveedor y finanzas tienen cada uno una visión parcial del pedido.
02
Los cambios ocurren de manera informal
Los cambios de cantidad, precio, fecha o alcance se acuerdan sin un registro coherente de autoridad e impacto.
03
Las excepciones surgen tarde
Los recibos faltantes, la entrega parcial, las discrepancias en las facturas y las dudas sobre el presupuesto aparecen cuando el pago ya está bajo presión.
Con VendrNova
La orden de compra se convierte en un registro de compromiso activo.
Los equipos pueden ver el pedido, el compromiso del proveedor, el historial de cambios, el estado de recepción, el contexto de la factura y el responsable en un solo hilo operativo.
01
Liberar con contexto
Conecte la requisición aprobada, el proveedor, los términos, el presupuesto y el propietario responsable a la orden.
02
Rastrear el movimiento
Mantenga visibles el estado, los cambios, las fechas, las confirmaciones y la comunicación con el proveedor.
03
Resolver en etapas posteriores
Lleve el contexto del pedido a la recepción, la coincidencia de facturas, la gestión de excepciones y la preparación para el pago.
Roles involucrados
La adquisición es un trabajo compartido. Haga explícita la propiedad.
La adopción empresarial mejora cuando cada parte interesada puede ver la parte del flujo de trabajo que posee y el contexto que necesita del rol anterior.
Compras
Triar la demanda, establecer la ruta correcta y mantener conectado el contexto de la categoría y del proveedor.
Aprobador y finanzas
Revisa la política, el presupuesto, la entidad y el riesgo con suficiente detalle para tomar una decisión oportuna.
Propietario de TI y ERP
Mantiene la identidad, los datos maestros, las responsabilidades de integración y el límite del sistema de registro.
Integración, ERP, gobernanza y seguridad
El ajuste empresarial vive en las transferencias.
Una página comercial debe ayudar al grupo de compras a comprender qué se conecta, qué sigue siendo autoritativo y qué controles deben revisarse antes del lanzamiento.
Conectar la puerta de entrada con la ejecución.
La gestión de órdenes de compra depende de un intercambio limpio con las compras del ERP, el proveedor, el material o servicio, la entrega, la recepción, la factura y los registros presupuestarios. Define qué sistema crea, actualiza, confirma y cierra cada estado.
- Datos maestros del ERP, entidades, centros de costo, proyectos y presupuestos
- Identidad, roles, delegación, umbrales de aprobación y atributos de política
- Requisición, orden de compra, recepción, factura y transferencias de estado
Hacer que el camino fácil sea el camino responsable.
La gobernanza de órdenes necesita una ruta de cambio clara. Haga visibles la autoridad de emisión, las reglas de modificación, la comunicación con el proveedor, la evidencia de recepción y el historial de auditoría, al tiempo que protege los datos financieros y de los proveedores.
- Permisos de rol y departamento con una clara separación de funciones
- Política, umbral, excepción e historial de aprobaciones adjuntos a la solicitud
- Una revisión de seguridad que cubra el acceso, el manejo de datos, el registro de auditoría y la información de proveedores o empleados
Enfoque de implementación
Realiza el primer lanzamiento útil y mantenible.
Comience con los tipos de pedidos o entidades donde las llamadas de estado y las excepciones de facturas son más disruptivas. Compruebe la creación de pedidos, los cambios, la confirmación del proveedor, la recepción y la transferencia de facturas antes de expandir.
Principio de implementación
Comience con las rutas de solicitud que la gente realmente usa.
Define el alcance del flujo de trabajo en torno a la decisión, los datos, los propietarios y las transferencias que deben funcionar después del lanzamiento, no solo las pantallas que deben configurarse.
01
Mapear la demanda
Identifique los tipos de solicitudes, los propietarios, los puntos de decisión y el trabajo fuera del canal que se debe reemplazar.
02
Diseñar la ruta
Traduzca la política, la categoría, la entidad, el umbral y el riesgo en una ruta guiada.
03
Probar el flujo
Pruebe con solicitantes y aprobadores representativos, luego ajuste los formularios, las reglas y las transferencias.
04
Ampliar con evidencia
Agregue rutas de compra adyacentes una vez que la adopción, la propiedad y el estado posterior sean claros.
Testimonios de clientes
El cambio operativo es más fácil de aceptar cuando los clientes pueden nombrarlo.
Usa la voz del cliente a continuación como punto de partida, y luego prueba el mismo flujo de trabajo frente a tus propios sistemas, roles, controles y prioridades.
Voz del cliente
“El panel MIS de VendrNova nos otorga control y capacidad. Automatizamos el 80% de las órdenes de compra y el 95% de las recepciones de mercancía, redujimos los tiempos de aprobación de días a horas y obtuvimos visibilidad en tiempo real en toda nuestra red de proveedores.”
Abhay Kulkarni
AVP PSM · TKIL Industries Pvt Ltd. (formerly thyssenkrupp Industries India Pvt Ltd.)
Preguntas frecuentes relevantes
Responde las preguntas que dan forma a la decisión de compra.
Las respuestas claras ayudan a los interesados de compras, finanzas, TI, seguridad y del negocio a entrar en la misma conversación.
¿Qué incluye la gestión de órdenes de compra?
La gestión de órdenes de compra incluye la creación de órdenes, la liberación, la comunicación con proveedores, la visibilidad de cambios, el estado, los compromisos, las recepciones, el contexto de las facturas y la propiedad de las excepciones a lo largo del ciclo de vida de la compra.
¿Cómo se conecta la gestión de órdenes de compra a un ERP?
El flujo de trabajo puede proporcionar visibilidad y coordinación en torno a las órdenes de compra del ERP, manteniendo al ERP como el sistema financiero de registro. Las responsabilidades exactas de creación y actualización dependen del diseño de la integración.
¿Cómo pueden los equipos controlar los cambios en las órdenes de compra?
Defina quién puede solicitar, aprobar, comunicar y registrar cambios, y luego conecte el cambio con el presupuesto afectado, la entrega, la recepción, la factura y el contexto del proveedor.
¿Qué deben medir los compradores después de la implementación?
Las medidas útiles incluyen la visibilidad del estado, la calidad de la confirmación, la trazabilidad de los cambios, la finalización de las recepciones, la resolución de excepciones de facturas y la cantidad de seguimiento requerido para entender los compromisos abiertos.
Próximo paso para la Gestión de Órdenes de Compra
Haz que cada compromiso sea más fácil de cumplir.
Lleva a VendrNova los estados de los pedidos, los cambios y las entregas que hoy desaparecen y traza un camino más responsable desde la liberación hasta el pago.